Att fatta viktiga beslut är ofta förenat med stress och rädsla för att göra ett misstag, eftersom konsekvenserna kan bli betydande.
Många människor förlitar sig på intuition eller ytlig analys, vilket inte alltid leder till önskat resultat, rapporterar korrespondenten för .
5 Why-tekniken erbjuder ett systematiskt tillvägagångssätt för att hitta de verkliga orsakerna till ett problem, inte bara dess symtom. Med rötterna i produktionssystemet hjälper denna metod till att komma till roten av alla problem genom att konsekvent ställa samma fråga.
Pixabay
Principen för metoden är att det första svaret på frågan ”varför” oftast pekar på en ytlig omständighet. Varje efterföljande fråga fördjupar analysen och tvingar en att tänka på mer grundläggande processer eller beslut.
Om t.ex. ett projekt missar en deadline kan det första svaret vara ”för att teamet inte hade tid att slutföra uppgifterna”. Nästa fråga, ”varför missade teamet deadlinen?”, kan avslöja brist på resurser eller dålig planering. På så sätt går man från effekten till orsaken.
Det främsta värdet med den här metoden är att den flyttar fokus från att hitta fel till att förstå systemfel. I stället för att skylla på medarbetarna upptäcker man brister i kommunikations- eller uppgiftsfördelningsprocesser.
Utan användning av sådana tekniker fattas ofta beslut för att åtgärda symptomen snarare än grundorsaken. Detta leder till att problemen upprepas om och om igen, vilket orsakar frustration och resursförluster.
Att öva på de 5 varför:na utvecklar kritiskt tänkande och förmågan att analysera på djupet hos alla som är involverade i processen. Det lär dig att inte ta den första förklaringen för given, utan att ifrågasätta och testa den.
För att tillämpa metoden tar du ett tomt papper eller öppnar ett nytt dokument och formulerar tydligt det problem som ska lösas. Ställ den första frågan ”varför hände det här?” och skriv ner det mest uppenbara svaret.
Baserat på ditt svar ställer du sedan frågan ”varför” igen och går djupare in på orsakssambanden. Fortsätt på samma sätt tills du känner att du har kommit fram till den grundläggande orsaken, som ofta handlar om processer snarare än om människor.
Ibland kan det räcka med tre steg för att komma fram till grundorsaken, och ibland kan det krävas sju eller åtta steg. Siffran ”fem” är en riktlinje, inte en strikt regel som måste följas till varje pris.
Resultatet av denna analys är en tydlig förståelse för exakt vilken åtgärd eller systemförändring som kommer att förhindra ett problem i framtiden. Denna kunskap förvandlar beslutsfattandet från gissningar på kaffesump till en informerad och medveten handling.
Regelbunden användning av ”5 varför”-tekniken förbättrar inte bara kvaliteten på ditt beslutsfattande, utan skapar också en kultur av ständiga förbättringar i ditt personliga och yrkesmässiga liv. Du börjar proaktivt hantera omständigheter i stället för att bara reagera på deras konsekvenser.
Läs också
- Varför hjärnan saboterar våra planer: de dolda fördelarna med att lägga saker på is
- Varför du inte kan välja på tom mage: hur hunger får oss att nöja oss med de sämsta alternativen
